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01.02.2010 Christiane Pütter*

10 Ratschläge für die Collaboration-Strategie

Keinem Unternehmen ist geholfen, wenn der CIO planlos Unified Communications und Collaboration-Software kauft. Der Anbieter Verizon Business gibt Tipps für den strategischen Einsatz.

Unified Communications und Collaboration sind keine Technologie, sondern eine Strategie, so das Credo des Anbieters Verizon Business. Folgende zehn Ratschläge sollen den Glaubenssatz konkretisieren:

Rechnen Sie mit Kosten. Verizon zitiert die Analysten von Frost & Sullivan, denenzufolge P-Netzwerke zunehmend als Basis für operative Geschäftsprozesse dienen. Collaboration gehe mittlerweile über Conferencing-Services hinaus und beinhalte IP-basierte Anwendungen, so Frost & Sullivan. Das heißt: Die IP-Infrastruktur des Unternehmens muss Bandbreiten und Service-Klassen bereitstellen, die das erhöhte Datenaufkommen bewältigen. Das wird nicht ohne Investitionen gehen.

Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie wollen. Machen Sie sich ein Bild von den Arbeitsabläufen und fragen Sie die Belegschaft nach ihren Wünschen. Erstellen Sie darauf aufbauend einen Plan, wie Unified Communications und Collaboration-Tools Prozesse optimieren können.

Legen Sie konkrete Ziele fest. Niemand solle sich vom Hype um Unified Communications und Collaboration anstecken lassen, warnt Verizon. Entscheider müssen feststellen, welche Business-Probleme sie unterstützen können, und dann kurz- und langfristige Ziele festlegen.

Kombinieren Sie die Tools richtig. Es nützt nichts, haufenweise Daten-, Video- und Sprach-Werkzeuge zu kaufen. Es geht vielmehr darum, die Tools so zu kombinieren, dass sie Zusammenarbeit fördern und maximale Vorteile bieten.

Sorgen Sie für eine Kultur der Zusammenarbeit. Jede Software steht und fällt mit ihren Nutzern. Will ein Unternehmen Collaboration umsetzen, muss die Führungs-Ebene mit gutem Beispiel vorangehen und das auch kommunizieren.

OHNE RICHTLINIEN GEHT ES NICHT

Legen Sie Richtlinien für Telearbeit fest. Laut Studien von Frost & Sullivan erklären sechs von zehn Angestellten, dass sie gern von zu Hause oder unterwegs aus arbeiten würden. Allerdings hat noch nicht einmal jedes zweite Unternehmen Richtlinien für Telearbeit erstellt.

Gehen Sie schrittweise vor. Erwarten Sie nicht, dass die Belegschaft gleich alles von Instant Messaging über Desktop- und mobile Sprachkommunikation bis zu Audio-, Web- und Videoconferencing nutzt. Ziehen Sie gehostete Lösungen in Betracht, die sich schnell implementieren lassen und es möglich machen, den Betrieb an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

Entscheiden Sie, ob Sie intern oder extern arbeiten. Überlegen Sie, ob sie Unified Communications & Collaboration selbst managen oder einem Managed Services-Provider anvertrauen. Dehnen Sie Collaboration mit der Zeit aus. Schritt um Schritt können Kunden, Lieferanten und Partner einbezogen werden.

INTERNE BENCHMARKS ENTWICKELN

Legen Sie Erfolgskriterien fest. Besprechen Sie mit den Verantwortlichen für Vertrieb und Marketing, Finanzen und Nutzer-Zufriedenheit, wie interne Benchmarks für den Erfolg von Unified Communications & Collaboration aussehen können. Messen Sie diese und überprüfen Sie immer wieder, wo verbessert werden muss.

* Der Autor ist Redakteur des deutschen CIO.

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