Gastkommentar: Teamarbeit in Echtzeit Detail - Computerwelt

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16.08.2010 Peer Stemmler*

Gastkommentar: Teamarbeit in Echtzeit

Realtime Collaboration ist, so modern es klingt, keine ganz neue Erfindung. Die "Zusammenarbeit in Echtzeit" ist schon seit Ende der Jungsteinzeit gebräuchlich.

Ein überaus erfolgreiches Modell also, das allerdings mit Einschränkungen der Mobilität auskommen muss: Es funktioniert nur so lange, wie sich alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe am selben Ort befinden. Dies stellte auch nach Ende der Steinzeit lange Zeit kein Problem dar, aber in einer zunehmend weltweit agierenden Ökonomie mit verteilten Teams wird die Ortsabhängigkeit zu einem echten Hindernis.

Bisher bildeten asynchrone Kommunikationsmittel wie Brief oder E-Mail das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation. Wer aber in Echtzeit kommunizieren wollte, musste auf das Telefon zurückgreifen, das wiederum nur eine sehr reduzierte Art der Zusammenarbeit erlaubt. Zusammenarbeiten heißt ja nicht nur sprechen und hören, sondern auch zeigen, sehen und lesen. Gerade auf operationeller Ebene stehen Dokumente, Arbeitsunterlagen, Pläne, Statistiken, Tabellen oder auch Fotos im Mittelpunkt der gemeinsamen Arbeit und an diesen kann man am Telefon nicht und per E-Mail nicht in Echtzeit gemeinsam arbeiten.

Für eine gemeinsame Arbeit müssen verteilte Teams wirklich gleichzeitig an ein und derselben Sache arbeiten können. Dafür musste man die Ortsgebundenheit letzten Endes in eigener Person aufheben – einer der Partner musste sich physisch zu den anderen begeben. Für manche Aufgaben mag das nach wie vor unerlässlich sein – weshalb Geschäftsreisen auch nicht aussterben werden. Für viele Aufgaben ist dieser physische Ortswechsel aber einfach unangemessen und ineffizient, denn das Verhältnis zwischen effektiver Arbeitszeit und der Zeit, die für An- und Abreise erforderlich ist, ist umso ungünstiger, je einfacher und alltäglicher die Aufgaben sind. Wenn man für jede noch so kleine Besprechung reisen muss, wird man diese Meetings zwangsläufig auf das Allernotwendigste beschränken. Und sich mit anderen Kommunikationsformen zufrieden geben müssen – also doch E-Mail statt Zusammenarbeit.

Die vom Internet geprägte Welt hat aber nicht nur einen enormen Bedarf an ortsunabhängiger Zusammenarbeit in Echtzeit hervorgebracht, sie bietet auch Technologien, mit denen sich die Anforderung bewältigen lässt. Video- und Webkonferenzen bringen heute ortsunabhängig virtuelle Teams zusammen und ermöglichen es, dass die Teilnehmer gemeinsam und zur gleichen Zeit an Dokumenten arbeiten, an Präsentationen, Kalkulationen oder Schriftstücken.

Bisher liegt bei Webkonferenzen der Fokus noch auf der Büroarbeit. Damit werden die Möglichkeiten der Realtime Collaboration allerdings bei weitem nicht ausgeschöpft. Denn auch in der Industrie lassen sich virtuelle Teams in Echtzeit zusammenführen. Etwa beim Support von Anlagen, wenn auswärtige Experten schnell in eine Problemlösung einbezogen werden. Sie können sich dabei direkt in die Anlagensteuerung einklinken, per Webkonferenz Informationen austauschen und ihren Kollegen vor Ort über die Schulter schauen. Der Kundendiensttechniker muss damit nicht extra anreisen, sondern kann sofort aus der Ferne tätig werden. Ein wertvoller Zeitgewinn, der ganz unabhängig von Reisekosten nicht hoch genug veranschlagt werden kann. Und auch in Fällen, in denen eine Servicetätigkeit unerlässlich ist, kann die Arbeit durch eine vorherige Problemklärung via Webkonferenz wesentlich effizienter werden: Der Techniker hat dann eben schon die richtigen Ersatzteile dabei, hat sich eventuell das nötige Know-how beschafft und weiß schon wo er ansetzen muss. Hersteller von wartungsintensiven Lösungen können ihren Kundendienst auf diese Weise sehr viel effizienter organisieren und ihren Kunden einen besseren Support anbieten. Da die Technik auf Basis des Webs funktioniert, benötigt man auch keine besondere Infrastruktur, mehr als einen PC braucht man nicht. Auch die Software wird über das Web genutzt, so dass man nichts installieren oder warten muss. Dementsprechend stehen die Kosten einer solchen Lösung in keinem Verhältnis zu denen eines Vor-Ort-Einsatzes.

Realtime Collaboration ist damit eine Antwort auf die sich ständig beschleunigenden Geschäftsprozesse, die ihrerseits von räumlichen Grenzen unabhängig sind.

* Peer Stemmler ist Country Manager Germany bei Cisco WebEx in Düsseldorf.

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