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29.11.2012 Wolfgang Franz/pi

yourMail team edition: E-Mail-Management à la carte

Das Softwareunternehmen yourTime Solutions bringt eine verbesserte Version seiner yourMail team edition 12.1 auf den Markt. Für die aktuelle Version wurden zusätzliche Kundenanforderungen eingebunden und in die ganzheitliche Unternehmenslösung für Team E-Mail-Management eingebunden.

Ideal für Projekte: yourMail team edition.

Ideal für Projekte: yourMail team edition.

© yourTime Solutions

Die Bewältigung der immer größer werdenden E-Mail-Flut, die täglich Unternehmen erreicht, wird zunehmend zu einem entscheidenden Kriterium des Unternehmenserfolgs: Produktivitätsverlust, erhebliche Infrastruktur- und Archivierungskosten, erschwerte Kollaboration und deutlich verlangsamte Unternehmensprozesse sind die Folge eines fehlenden oder falschen E-Mail-Managements. Zusätzlich steigen die Anforderungen im Bereich der E-Mail Compliance kontinuierlich. Mit der yourMail team edition stellt yourTime Solutions die erste ganzheitliche E-Mail-Management-Lösung für Unternehmen auf Basis von Microsoft Outlook vor.

Mit der yourMail team edition können ohne IT Unterstützung und direkt über Microsoft Outlook Team Projekte im SharePoint angelegt und verwaltet werden. Das zentrale Ablegen von E-Mails und Anlagen in Team-Projekten wird über intelligente Vorschläge auf einen Klick reduziert. CC-Mails werden überflüssig, da Team-Mitglieder jederzeit auf zentrale E-Mails zugreifen und sich über neue Inhalte informieren lassen können. Durch die intuitive yourMail Ablage wird das Ablegen von E-Mails und Dateien auch in komplexen Ablagestrukturen auf einen Klick reduziert. Störende Wartezeiten bei der Dateiablage auf langsame Netzlaufwerke und bei der Suche nach dem richtigen Ablageordner für E-Mails werden praktisch eliminiert. Statt den Zielordner manuell aus diversen Ordnern auszuwählen und durch den komplexen Outlook-Ordnerbaum zu navigieren, können mit yourMail mit nur einem Klick einzelne E-Mails oder eine gesamte Konversation zu einem Thema ablegt werden. Mit der Funktion "Inbox Ablage" können Rückstaus in der Inbox nach Urlaub oder nach stressigen Arbeitsphasen, statt in vielen Stunden, in wenigen Minuten abgearbeitet werden. Ist die Funktion "Ablage nach dem Senden" aktiviert, wird der Ablage Dialog direkt nach dem Senden einer E-Mail angezeigt und bietet die empfangene und die gesendete E-Mail zur Ablage an. Damit wird die fachliche Ablage zu einem Automatismus und wird nicht mehr vergessen.

Die meisten Business User arbeiten in Projekten und bilden diese über ihre Ablagestrukturen ab. Ein yourMail Projekt ermöglicht das Zusammenfassen von E-Mails, Dateianhängen, Aufgaben und Kontakten in einem übersichtlichen Projekt-Cockpit. Ein Dashboard zur Signalisierung neuer Inhalte, des Aufgabenstatus sowie ein Zugriff auf weitere SharePoint Kollaborationsfeatures wie Projekt-News, -Blogs und -Links erfolgt über sogenannte Status-Kacheln. Projekte bieten außerdem eine intuitive, auf Ampeln basierte Aufgabenverwaltung zur verbesserten Übersicht.

Mit yourMail Tags können E-Mails zusätzlich aus dem Ablageprozess heraus gekennzeichnet und erstmals auch Compliance-Richtlinien durch die Trennung von geschäftsrelevanten, nicht geschäftsrelevanten und privaten E-Mails erfüllt werden. Auch die Kennzeichnung spezifischer Themen und Anlagen ermöglicht problemlos die thematische Ablage von E-Mails zu einem Projekt. Auf diese Weise ist eine effiziente Klassifizierung von E-Mails und Anlagen auf Unternehmensebene und eine zentrale Definition fachlicher Tagstrukturen auf Projektebene möglich. Zudem zeigt yourMail bei der Ablage intelligent die Tags in einer Wolke an, die im Kontext sinnvoll sind. So wird die Nutzung komplexerer Tagstrukturen möglich und der Benutzer spart trotzdem Zeit.

Auch langwieriges und zeitintensives Suchen im E-Mail-Postfach entfällt dank der yourMail team edition. Mit der effizienten On- und Offline-Suche können Team-Inhalte problemlos erfasst und gesichtet werden, visuelle Filter ermöglichen die Einschränkung auf Ablageordner, E-Mail Adressen, Tags und Zeiträume. Zusätzlich werden SharePoint Team-Funktionen wie News, Blogs oder auch Web-Links erstmals in Outlook integriert. Mit dem übersichtlichen yourMail Aufgabenmanagement behält das Team den Überblick und alle Mitglieder wissen, wo sie stehen. Schon mit der kostenlosen SharePoint Foundation kann ein kostengünstiges, effizientes Team-E-Mail-Management realisiert und viele hunderttausend E-Mails abgelegt werden.

Die Produkte von yourTime Solutions entstanden durch langjährige Praxiserfahrung und Analyse der Anforderungen von Unternehmen und ihren Mitarbeitern an ein effizientes E-Mail-Management. Dabei sind die Lösungen von yourTime Solutions gleichermaßen auf die Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter ausgerichtet. Intelligente Algorithmen lernen von der Arbeitsweise des Einzelnen und sorgen für eine Entlastung, indem sie häufig wiederholte Arbeitsschritte vereinfachen. Mit yourMail werden über die effiziente Kollaboration und der Fokussierung auf geschäftsrelevante Inhalte bei der Ablage direkt Kosten vermieden. Teamleiter bekommen einen besseren Überblick und der verbesserte Informationsfluss reduziert Stress und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf von Prozessen.

"Wir möchten unseren Kunden mit der yourMail team edition eine ganzheitliche E-Mail-Managementlösung an die Hand geben, mit der sich die tägliche E-Mail-Flut bequem, intuitiv und effektiv bewältigen lässt", so Danny Reimer, CEO von yourTime Solutions. "Unser Ziel ist es, durch Speichern von E-Mails und Anlagen in SharePoint Team Projekten, innovativen Filteroptionen bei der Team-Suche, yourMail Team Tags und vielen weitere Funktionen das Medium E-Mail wieder zu einer produktiven Kommunikationsform zu verwandeln."

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