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07.07.2010 Christof Baumgartner

Duale Zustellung direkt aus Outlook

Laut einer Studie verfügen österreichische Gemeinden mittlerweile flächendeckend über schnelle Internetanbindungen und setzen im IT-Bereich auf Lösungen von Microsoft.

Aber obwohl die Nachfrage nach medienbruchfreier Integration der elektronischen Zustellung in back-end-Systemen hoch ist, und die angebotenen Lösungsmöglichkeiten für die Gemeinden sehr attraktiv sind, fehlt es oftmals an Know-how und Personal, das für eine breitere Anwendung in kleinen Verwaltungseinheiten nötig wäre. Denn die Gemeinden erhalten zwar proaktiv umfangreiche und aktuelle Informationen um richtige Entscheidungen treffen zu können, in konkreten Entscheidungsfällen sind diese Informationen jedoch schwer abrufbar.

Die Studie, die im Auftrag von Microsoft Österreich und unter Beteiligung des FLGÖ (Fachverband der leitenden Gemeindebediensteten Österreichs) sowie niederösterreichischer und Salzburger Gemeinden von der Donau Universität Krems durchgeführt wurde, kommt zu dem Schluss, dass Werkzeuge für Informations- und Wissensmanagement sowie zur informellen Vernetzung diese Situation wesentlich verbessern könnten.

KOSTENERSPARNIS Behörden, Institutionen und Großunternehmen kostet der postalische Versand von Briefen, Einschreiben und vertraulichen Dokumenten jedes Jahr enorme Summen. Mit dem dualen Zustellsystem von HPC Dual, das Sendungen, wenn möglich, elektronisch zustellt, lassen sich diese Kosten auf einen Bruchteil reduzieren. Die duale Zustellung erfolgt durch die »Send Station«.

Dieses System erkennt, ob eine elektronische Zustellung durchführbar ist oder ein Dokument auf herkömmlichem Weg per Post zugestellt werden muss. Automatisch wird der günstigere und schnellere Versandweg gewählt. Sicherheit wird dabei durch elektronische Signaturlösungen gewährleistet. HPC Dual hat nun mit Unterstützung von Microsoft Österreich die Lösung ESS for Exchange entwickelt, die das Signieren und Versenden von elektronischen Schriftstücken direkt aus Microsoft Outlook ermöglichen soll. Dabei wird im Outlook Client über ein Plugin eine eigene Erfassungsmaske zur Verfügung gestellt, um die zu versendenden Dokumente mit den entsprechenden Metadaten zu erfassen. Dabei werden laut den Informationen sämtliche Auflagen des E-Governmentgesetzes und des Zustellgesetzes erfüllt.

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