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22.04.2009 Oliver Weiss

8D-Reports verbessern Zusammenarbeit mit Lieferanten

AT&S setzt beim Reklamationsmanagement auf interaktive Formulare. SNAP Consulting hat diesen Prozess mit einer Lösung optimiert.

Der heimische Leiterplattenhersteller AT&S hat sich besonders im höchsten Technologiesegment der HDI Mirovia Leiterplatten, die vor allem in Mobilgeräten zum Einsatz kommen, weltweit gut positioniert. Als international agierendes Unternehmen unterhält AT&S insgesamt sechs Produktionsstandorte in Österreich, Indien, China und Korea sowie 16 Vertriebsbüros, beispielsweise in den USA und Japan.

Um die Zusammenarbeit mit Lieferanten insbesondere bei Unstimmigkeiten zu verbessern, hatte AT&S die Idee, die ressourcenaufwendige Bearbeitung von so genannten 8D-Reports effizienter zu gestalten. Beim 8D-Report handelt es sich um ein standardisiertes Dokument, das bei einer Reklamation – etwa infolge einer fehlerhaften Lieferung – zwischen Lieferant und Kunde ausgetauscht wird. 8D steht dabei für die acht obligatorischen Disziplinen (Prozessschritte), die bei der Bearbeitung einer Reklamation erforderlich sind, um das zugrunde liegende Missverständnis oder Problem zu überwinden.

Im 8D-Report werden die Art der Beanstandung, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen zum Beheben des Mangels festgeschrieben. Ein 8D-Report ist damit Teil des Reklamationsmanagements und liefert wertvolle Informationen sowohl für die Qualitätssicherung beim Lieferanten als auch für die Lieferantenbeurteilung beim Kunden. Bislang wurden die Dokumente für den 8D-Report manuell ausgefüllt, übermittelt und nach Rücksendung durch den Lieferanten ohne jede Analysemöglichkeit archiviert.

PROZESS NEU GESTALTET Zur Automatisierung der Reklamationsabwicklung mit 8D-Reports hat sich AT&S mit der Unterstützung von SNAP Consulting für den Einsatz digitaler Dokumente entschieden. Der neue Prozess gliedert sich in drei Phasen: Zuerst wird nach Feststellung des Mangels eine Meldung im SAP-System angelegt. Daraufhin wird in Bezugnahme auf die entsprechende Bestellung ein 8D-Report in Form eines interaktiven PDF-Dokumentes erstellt und per E-Mail an den Lieferanten geschickt. Im zweiten Schritt trägt der Lieferant seinen Input in den Report ein und sendet ihn zurück an AT&S. Nach der Kontrolle der Angaben durch einen zuständigen Sachbearbeiter erfolgt im dritten und letzten Schritt das Importieren der 8D-Daten ins Qualitätsmanagement.

Mithilfe von Adobe Interactive Forms (AIF) können 8D-Reports als interaktive PDF-Dokumente direkt aus dem SAP-System mit entsprechender Referenz zur fehlerhaften Bestellung erstellt und per Mail an den Lieferanten gesandt werden. Alle erforderlichen Daten zur Bestellung sowie zum Lieferanten bezieht das Dokument aus dem Datenstamm des Backends. SNAP Consulting übernahm für AT&S die Erstellung der AIF-Schnittstelle (Datenexport aus der Meldung zum Lieferanten und Einbuchen des Formulars in die Meldung) der 8D-Reports zum Qualitätsmanagement. Neben den notwendigen Systemdaten enthalten die 8D-Report-Dokumente auch Hinweise zum korrekten Ausfüllen des Formulars, um die Bearbeitungszeit durch entsprechende Hilfestellungen weitestgehend zu verkürzen.

AUTOMATISCHER IMPORT IN DAS ERP-SYSTEM Darüber hinaus hat das Team von SNAP Consulting die Funktionalität des Dokuments dahingehend erweitert, dass dem PDF zur genaueren Fehlerbeschreibung und Dokumentation Anhänge in Form von Bildern (JPG, GIF, etc.) und Textdateien (Microsoft Word, txt-Files, etc.) beigefügt werden können. Beim abschließenden Importieren des 8D-Reports werden alle Daten aus dem Report extrahiert und über die definierte Schnittstelle automatisch im SAP-System verbucht.

Die Vorteile der Neuentwicklung liegen auf der Hand: Die Ergebnisse der 8D-Reports halten zusammen mit weiteren Qualitätsmeldungen aus dem SAP-QM Einzug in die Lieferantenbewertung z.B. in das SAP Business Warehouse. Mit entsprechenden Reportingoptionen bietet die Lieferantenbeurteilung eine qualifizierte und transparente Entscheidungsgrundlage zur Auswahl und Kontrolle von Zulieferern.

Die smarte Dokumentenlösung optimiert die Erhebung von Daten mithilfe der 8D-Reports. Die Verwendung interaktiver Formulare verringert dabei die Fehleranfälligkeit des Bearbeitungsprozesses nachhaltig und beschleunigt die Durchlaufzeit der Reklamationsverarbeitung maßgeblich.

Insbesondere die Unterstützung beim Ausfüllen der Dokumente durch Vorschlagswerte und real-time Plausibilitätsprüfungen sorgt für schnellere Prozessdurchlaufzeiten und qualitativ hochwertigere Rücklaufdaten. Dabei beschränkt sich der Einsatz der Lösung nicht allein auf Europa: Neben der Standardausführung (EN/DE) existiert sogar bereits eine chinesische Version des 8D-Reports (EN/CE).

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