UCC kann mehr als Reisekosten sparen Detail - Computerwelt

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20.04.2011 Christof Baumgartner

UCC kann mehr als Reisekosten sparen

Unternehmen würden zwar in UCC-Tools investieren, können aber bisher nur wenige bis gar keine Vorteile daraus gewinnen.

Unternehmen wissen um die Bedeutung von UCC (Unified Communications und Collaboration) und haben das Thema auch auf ihrer Investitionsliste ganz weit oben stehen. Doch obwohl Unternehmen aktiv in Kollaborationswerkzeuge investierten, um sich auf eine zunehmend dezentralisierte Arbeiterschaft einzustellen, hält sich der dabei gewonnene Nutzen aber noch in Grenzen. Zu diesem Ergebnis kommt zumindest die Studie »The State of Collaboration Software Implementations: 2011« vom Marktforschungsunternehmen Forrester Research. Demnach sagten 64 Prozent der Befragten, dass diese Tools bislang keinen oder nur wenig Vorteile hervorbrachten. Die meisten der in Kanada, Frankreich, Großbritannien und Deutschland von Forrester befragten IT-Profis meinen, dass Kollaborationswerkzeuge bisher vor allem der Reduktion der Reisekosten und der internen Kommunikation dienen – 62 Prozent sind jedenfalls dieser Meinung. Mit 58 beziehungsweise 44 Prozent folgen Verbesserungen bei interner Kommunikation sowie Projektmanagement, aber nur neun Prozent behaupten, die neue Technik habe ihre »time to market« für neue Produkte verbessert.

KEINE WUNDERNETZWERKE Mit diesen Werten will sich Forrester allerdings nicht zufrieden geben. Insgesamt haben die Forscher zwölf Vorteile von Collaboration-Lösungen abgefragt und bemängeln: Mit 64 Prozent kann ein Großteil der Befragten davon höchstens je vier Vorteile bestätigen. Ein großes Problem dabei sei, dass die Anbieter ihre Produkte als kleine Wunderwerke anpreisen würden, die vielfältigen Nutzen stiften. Ihre Kunden wissen aber offenbar nicht, wie sie das versprochene Potenzial ausschöpfen sollen. Forrester-Analyst TJ Keitt sieht demgegenüber durchaus Möglichkeiten, diese Tools sinnvoll mit Geschäftsprozessen zu verknüpfen – etwa beim Projektmanagement oder bei der Produktentwicklung. Auch Werkzeuge wie ein Instant Messenger ermöglichen beispielsweise, Anfragen an örtlich entfernte Experten im Unternehmen rasch zu stellen. Voraussetzung hierfür ist laut Keitt eine nahtlose Integration der Kommunikationsprodukte in bestehende Geschäftsprozesse.

Den Weg zum Erfolg skizzieren die Marktforscher dabei in vier Schritten. Am Beginn steht eine Ist-Analyse. Dabei sollten IT-Verantwortliche beobachten, wie Mitarbeiter arbeiten und vor welchen Herausforderungen sie stehen. Im Anschluss kann geklärt werden, wie Collaboration-Werkzeuge zu flüssigeren Prozessen beitragen können. Dann folgen Auswahl und Implementierung der passenden, technischen Lösungen. Auch die Endanwender sollten in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Mit der Managementebene sollte zudem geklärt werden, mit welchen Vorgaben Nutzer zum tatsächlichen Gebrauch der Kommunikationstools angehalten werden können. Laut Forrester sei es illusorisch, davon auszugehen, dass die neuen Werkzeuge ohne weiteres Zutun angenommen würden.

Forrester empfiehlt etwas Risiko zu nehmen. Ein zaghafter Einstieg würde sich nicht wirklich rentieren. Erfolge würden sich einstellen, wenn die Mitarbeiter die in jeder Situation geeigneten Kommunikationsmittel zur Hand haben.

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