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28.04.2011 Daniel Behrens*

E-Mail optimal nutzen: Tipps & Tricks zur E-Mail-Nutzung

In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie versteckte Infos in Mails auslesen, eine Mailing-Liste erstellen, Filter einrichten, übergroße Anhänge verschicken und vieles mehr.

E-Mails sind seit Jahren fester und unverzichtbarer Bestandteil des Privat- und Geschäftslebens. Ob Verabredung, Kostenvoranschlag, Liebesbrief oder Dateiversand - vieles was früher per Post oder Fax verschickt wurde, geht heute per E-Mail raus.

Aber je unbedarfter man mit E-Mails umgeht, desto mehr verliert man die dahinter stehende Technik aus den Augen und übersieht den einen oder anderen Fallstrick oder nützliche Funktionen. Aber dafür sind wir ja da und zeigen Ihnen einige nützliche Tipps & Tricks zum Thema E-Mail.

EMPFÄNGER GEHEIMHALTEN: BLINDKOPIE NUTZEN Wir starten mit einem eher unspektakulären aber wirkungsvollen Tipp: Wenn Sie eine Mail an einen größeren Empfängerkreis schicken, überlegen Sie sich vor dem Absenden, ob alle Empfänger erfahren sollen, wer die Mail noch erhalten hat und wie die Mailadressen der anderen lauten. Klingt banal, aber etliche Anwender denken schlicht nicht daran. Und das kann schnell peinlich werden oder - bei geschäftlichen Mails - datenschutzrechtliche Probleme aufwerfen. Daher sollten Sie bei Mails an Personen, die einander nicht kennen, die E-Mail-Adressen in das Blindkopie-Feld (BCC) schreiben. Da das „An“-Feld nicht leer sein darf, tragen Sie hier einfach Ihre eigene Mailadresse ein.

VERSTECKTE INFOS AUS MAILS AUSLESEN Im Header (Kopfbereich) einer Mail befinden sich einige interessante, aber wenig beachtete Informationen, zum Beispiel zum Absender und zum Weg einer Mail. Wie Sie zur Header-Ansicht gelangen, unterscheidet sich von Mailprogramm zu Mailprogramm. In Thunderbird zum Beispiel klicken Sie auf „Ansicht, Kopfzeilen, Alle“. Dadurch vergrößert sich das graue Feld oberhalb des Mailtextes und erhält einen Scrollbalken, um den kompletten Header zu durchforsten. Auch nahezu jeder Webmail-Dienst bietet Zugriff auf die kompletten Header-Infos, entweder über ein Icon oder über einen Menüeintrag.

- Hinter dem Begriff „X-Mailer:“ oder „User-Agent:“ steht, welches Mailprogramm der Absender benutzt hat. Finden Sie diesen Eintrag nicht, hat der Absender vermutlich kein Mailprogramm benutzt, sondern einen Webmail-Dienst, der diese Angabe weglässt.

- Die „Received“-Zeilen geben an, welche Rechner und Server die Mail auf Ihrem Weg zu Ihnen passiert hat. Denn jede Station, die am Transport einer Mail beteiligt ist, drückt ihr einen virtuellen Eingangsstempel samt genauer Zeitangabe auf. Da jeder Server seinen Stempel an den Anfang der Mail stellt, müssen Sie die „Received“-Zeilen von unten nach oben lesen, um den Weg in der korrekten Reihenfolge nachzuvollziehen. Falls die Mail mit großer zeitlicher Verzögerung bei Ihnen angekommen ist, lässt sich anhand der Zeitangaben nachvollziehen, an welcher Station die Mail längere Zeit festgehangen hat. Berücksichtigen Sie bei der Analyse die Angaben zur Zeitzone des jeweiligen Rechners/Servers.

Wenn Sie weitere Infos zum Absender suchen, schauen Sie sich die unterste "Received"-Zeile an. Hier steht die IP-Adresse und der dazugehörige Domainname, die dem Absender zum Zeitpunkt des Mailversands zugewiesen war. Aus dem Domainnamen lässt sich ablesen, welchen Internet-Zugangsanbieter der Absender genutzt hat. "t-dialin.net" steht zum Beispiel für die Telekom, unitymediagroup.de für den Kabelinternet-Anbieter Unitymedia. Manchmal steht davor auch noch der Name, den der Absender seinem PC gegeben hat. Hier kann man schon mal auf lustige Bezeichnungen stoßen. Wenn der Absender kein Mailprogramm, sondern Webmail benutzt hat, findet sich in der untersten Received-Zeile nur die Adresse seines Maildienstes.

- Hinter dem Parameter "X-Priority" steht, wie hoch die Dringlichkeit einer Mail ist. Der Wert kann zwischen 1 ("sehr dringend") und 5 ("sehr niedrige Priorität") liegen und wird bei Bedarf vom Absender gesetzt. Das Mailprogramm des Empfängers wertet die Angabe aus und zeigt in der Mailübersicht bei hoher Dringlichkeit zum Beispiel ein rotes Ausrufezeichen an. Auf die Zustellgeschwindigkeit einer Mail hat die Angabe keinen Einfluss.

- Reply-To: Wenn hier eine Adresse steht, möchte der Absender, dass Antwortmails dorthin anstatt zur Absenderadresse geschickt werden. Die meisten Mailprogramme erkennen das Feld und setzen diese Adresse beim Antworten automatisch ein.

MAIL-FILTER EINRICHTEN: ORDNUNG IM POSTEINGANG Wer täglich eine Vielzahl an Mails bekommt, verliert schnell den Überblick und übersieht womöglich wichtige Nachrichten. Chaos im Posteingangsordner lässt sich vermeiden, denn nahezu jedes Mailprogramm und fast jeder Webmail-Dienst bietet die Option, Mail-Filter einzurichten. So landen beispielsweise abonnierte Newsletter, Provider-Rechnungen und Mails vom Chef gleich nach dem Empfang jeweils in einem eigenen Ordner.

Wir zeigen am Beispiel von Thunderbird, wie sich Mail-Filter einrichten lassen.

Klicken Sie auf „Extras, Filter“ und wählen Sie aus dem Ausklappmenü oben das Mailkonto aus, für das die Regeln gelten sollen. Wenn Sie nur ein Konto eingerichtet haben, ist dieses automatisch ausgewählt.

Nun klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Zuerst geben Sie dem Mail-Filter einen Namen und definieren die Bedingungen, die eintreten müssen, damit der Mail-Filter die Nachricht berücksichtigt. Wählen Sie aus dem Ausklappmenü, in dem „Betreff“ vorausgewählt ist, zum Beispiel „Von“ aus und geben Sie in das leere Feld die Adresse eines Absenders ein. Über das „+“-Zeichen können Sie weitere Bedingungen hinzufügen, müssen dann aber über dem Bedingungsfeld festlegen, ob die Regel ausgeführt werden soll, wenn alle, mindestens eine oder keine der Bedingungen zutreffen.

Im zweiten Schritt geben Sie an, was mit der Nachricht passieren soll, wenn die Bedingung zutrifft. Sie können etwa festlegen, dass Thunderbird die Nachricht löscht, weiterleitet oder in einen anderen Ordner verschiebt.

Noch mehr Ordnung im Posteingang schaffen Sie durch das Ausfiltern von Werbemails. Wie das funktioniert, lesen Sie im PC-Welt-Ratgeber „Spam stoppen mit Spamihilator“.

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