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11.04.2011 Keir Thomas*

Online-Office: 21 Power-Tipps für Google Text & Tabellen

Google Text & Tabellen alias Google Docs hat sich zu einem Powerpaket für Tabellen und mehr entwickelt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Optimum herausholen.

Wenn Sie vorher noch nie mit Google Docs gearbeitet haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt für den Einstieg. Das Office-Paket, das komplett im Browserfenster funktioniert, hat sich langsam aber stetig zu einer Sammlung professioneller, kostenloser Office-Tools entwickelt. Im Gegensatz zu Office-Desktop-Software wie Microsoft Office, das nahezu jährlich große Updates erfährt, ist Google Docs eine Dauerbaustelle. Google führt immer mal wieder neue Funktionen ein und mehr und mehr Add-ons erblicken das Tageslicht.

Wir haben uns näher mit Google Docs und seinen zahlreichen Funktionen befasst und insgesamt 21 wertvolle Tricks aufgestöbert, mit denen Sie mehr aus Googles Office herausholen. Dafür gilt es, weniger offensichtliche Funktionen im Word-Editor, dem Excel-Editor und der Präsentationssoftware zu entdecken und zu nutzen. Sogar ein paar Tipps für Googlemail selbst haben wir für Sie zussamengetragen. Sie möchten Fotos innerhalb eines Textes verschieben? Oder in einer Tabelle mit verschiedenen Währungen rechnen? Kein Problem.

Bevor Sie loslegen aber noch ein Hinweis: bedenken Sie, dass Google Docs am besten mit Googles eigenem Browser Chrome oder Mozillas Firefox funktioniert. In Microsofts Internet Explorer hingegen ist die Funktionalität der Software leicht eingeschränkt.

OFFLINE-BACKUP DURCHFÜHREN UND WEB-FORMULARE ERSTELLEN 1. Mails und Tabellen gleichzeitig durchsuchen Wäre es nicht toll, wenn Sie sowohl Ihr Googlemail-Postfach als auch Ihre Google-Docs-Dokumente gleichzeitig durchsuchen könnten? Zum Glück hat sich Google Labs das gleiche gedacht und eine Möglichkeit gefunden, genau das zu bewerkstelligen. Klicken Sie auf der Googlemail-Startseite am oberen rechten Bildschirmrand auf Einstellungen und dann auf den Link "Labs". Scrollen Sie nun so weit herunter, bis Sie den Eintrag "Google Apps-Suche" finden und aktivieren Sie ihn. Klicken Sie anschließend unten auf Änderungen speichern. Von jetzt an wird jede Suche, die Sie unter Googlemail ausführen, auch Ihre Dokumente durchsuchen - die Suchergebnisse der Dokumente stehen dann nach den Mail-Suchergebnissen.

2. Mit mehr als einer Währung rechnen Um die Standard-Währung für eine Tabelle festzulegen, klicken Sie in der Tabelle auf Datei und Tabelleneinstellungen. Ändern Sie das Gebietsschema auf das passende Land - wählen Sie zum Beispiel die USA, um den Dollar als Standard-Währung festzulegen. Unabhängig von der Basis-Währung, die Sie festlegen, können Sie einzelne Zeilen in der Tabelle auch markieren und in eine andere Währung formatieren. Markieren Sie dazu die gewünschten Zellen mit der linken Maustaste und klicken Sie in der Leiste oben auf den "Mehr Formate"-Button - er ist mit einer 123 gekennzeichnet. Fahren Sie dann mit dem Mauszeiger über "Weitere Währungen" und wählen Sie die passende aus.

3. Zeichnungen in Präsentationen erstellen Wenn Sie eine Präsentation erstellen, müssen Sie nicht zwingend zum Zeichnen-Programm wechseln, um eine Skizze einzufügen. Klicken Sie stattdessen oben auf "Einfügen" und dann auf "Zeichnen". Damit öffnen Sie die Skizzen-Oberfläche in einem neuen Fenster, in der Sie einfache Entwürfe anfertigen können. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern & Schließen", um Ihre Zeichnung der Präsentation hinzuzufügen. Sie können Sie nun noch an die richtige Position schieben und ihre Größe anpassen.

4. Bilder im Text fixieren Standardmäßig platziert Google Docs Bilder in Word-Dokumenten so, dass sie sich mit dem Text bewegen. Dieser Vorgang wird auch als Inline-Positionierung bezeichnet. Manchmal ist diese Funktion aber unerwünscht. Um ein Bild deshalb an seiner Position zu fixieren, ziehen Sie es an die gewünschte Stelle, rechtsklicken Sie auf das Bild und wählen Sie unten "Fixieren". Jetzt bewegt sich das Bild nur noch, wenn Sie es selbst von A nach B schieben, während der Text um das Bild herumläuft.

5. Schnelles Offline-Backup durchführen Wenn Sie alle Ihre Google-Docs-Dokumente auf Ihrer Festplatte sichern wollen, fahren Sie mit der Maus über eine beliebige Datei in der Liste der Google-Docs-Files. Klicken Sie dann rechts auf Aktionen und wählen Sie "Download" im aufpoppenden Menü. Im neuen Fenster wechseln Sie oben auf den Reiter "Alle Dokumente". Nun sehen Sie die Anzahl der verschiedenen Dokumente-Typen, die Sie herunterladen können. Sind Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden, klicken Sie unten auf den "Download"-Button. Die Dateien werden dann in einem .zip-File heruntergeladen.

6. Web-Formulare erstellen Manchmal geht es darum, Daten von Mitarbeitern oder Kunden zu sammeln und zusammenzutragen. Formulare bieten eine gute Möglichkeit, das schnell und sicher zu erledigen; denn sie verfügen über einfache Fragebögen mit Mehrfachantworten, die Sie an ausgewählte Leute mailen oder auf Webseiten einbinden können. Öffnen Sie zunächst eine neue Tabelle, wählen Sie oben "Formular" und im Dropdown-Menü "Formular erstellen". Im Fenster, das sich nun öffnet, geben Sie Ihre erste Frage im Feld "Titel der Frage" ein. Etwaige Erläuterungen und Hilfestellungen zur Frage tippen Sie in das "Hilfetext"-Feld. Wählen Sie nun noch die Art der Frage aus - also zum Beispiel Multiple Choice, Textfrage oder Auswahlfrage. Wenn Sie numerische Daten benötigen, wählen Sie "Text". Um eine weitere Frage einzufügen, fahren Sie mit dem Mauszeiger über "Beispielfrage 2" und klicken Sie rechts auf das Bleistift-Symbol. Wiederholen Sie dann die oben genannten Schritte. Für mehr als zwei Fragen klicken Sie oben auf "Element hinzufügen".

Sobald Ihre Fragen komplett sind, mailen Sie das Formular an seine bestimmten Empfänger, indem Sie auf "Dieses Formular per E-Mail senden" klicken. Alternativ öffnen Sie die "Weitere Aktionen"-Liste und wählen "in Website/ Blog einbinden", um einen HTML-Code zu erhalten, den Sie in Ihre Webseite einfügen können. Jede Art von Daten, mit denen die Leute Ihre Fragen beantworten, erscheinen am oberen Rand der Tabelle. Sie können Formulare mit dem Formular-Menü innerhalb der Tabelle auch löschen und verwalten.

7. Links einfügen Die am weitesten verbreitete Art, Links in ein Dokument einzufügen, ist der Klick auf "Einfügen" und "Link" - alternativ das gleichzeitige Drücken von Strg+K. Es gibt aber noch eine andere Möglichkeit; nämlich, einen Kurzlink von der Lesezeichen-Leiste direkt per Drag&Drop in das Link-Feld zu ziehen. Klicken Sie dazu erst wie gewohnt auf "Einfügen" und wählen Sie "Link". In das Feld "Mit welcher URL soll dieser Link verknüpft werden?" ziehen Sie dann einfach den gewünschten Link aus Ihrer Lesezeichenleiste.

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