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26.01.2011 Thomas Joos*

Exchange Online - E-Mail-Postfächer auslagern

Zu den bekanntesten Online-Diensten, die Microsoft für Unternehmen anbietet, gehört Exchange Online. Dabei stellt der Software-Anbieter gehostete Exchange-Postfächer zur Verfügung. Mitarbeiter können diese nahezu so nutzen, als stünden sie in der eigenen Infrastruktur.

Neben dem Cloud-System Windows Azure bietet Microsoft parallel weitere Online-Dienste an, die Unternehmen buchen können. Einer der bekanntesten in diesem Bereich ist Exchange-Online. Bei dieser Lösung stellt Microsoft gehostete Exchange-Postfächer zur Verfügung. Diese basieren aktuell noch auf Exchange Server 2007. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern, die ebenfalls Exchange-Postfächer online anbieten, sind Exchange-Online-Postfächer direkt bei Microsoft gehostet.

Zu den weiteren Diensten zählt zum Beispiel SharePoint Online, ein Intranetportal mit Dokumentenverwaltung und Teamarbeit. Office Communications Online ist ein Dienst für Instant Messaging und Office Live Meeting für Webkonferenzen und Online-Schulungen. Alle Dienste lassen sich zudem zusammen nutzen, sodass Anwender, die Exchange Online verwenden, auch über eine einzelne Anmeldung auf die anderen Funktionen zugreifen können.

FUNKTIONSUMFANG EXCHANGE-ONLINE Wenn Unternehmen mehrere dieser Postfächer buchen, können die Mitarbeiter miteinander Informationen genauso austauschen wie beim Einsatz einer eigenen Infrastruktur mit Exchange Server 2007. Gemeinsames Adressbuch, Öffentliche Ordner, freigegebene Kalender, Zugriff auf andere Postfächer, Besprechungen, Stellvertretungen, Gemeinsame Kontakte, Aufgaben - alles ist möglich, ohne selbst einen Exchange-Server installieren, betreiben, sichern und verwalten zu müssen.

Die komplette Wartung und Aktualisierung der Server übernimmt dabei Microsoft, die Server stehen in Microsoft-Rechenzentren. Außerdem sichert man beim Softwarekonzern die Daten täglich und scannt E-Mails nach Viren und Spam.

Der Verbindungsaufbau erfolgt entweder über Outlook mit einer HTTP(s)-Verbindung (Outlook Anywhere) oder über Outlook Web Access. Unterstützte Outlook-Versionen sind aktuell Outlook 2003/2007/2010. Im Lieferumfang von Exchange-Online ist keine Outlook-Lizenz enthalten.

Unternehmen können zwar eine Testversion herunterladen, wer aber dauerhaft auf Exchange Online setzt, sollte auch eine aktuelle Outlook-Version lizenzieren. Hier bietet es sich an, gleich Outlook 2010 zu verwenden, da Microsoft sicher bald zu Exchange Server 2010 migrieren wird und Outlook besser mit der neuen Version zusammenarbeitet.

Die Anbindung von mobilen Geräten auf Basis von Windows Mobile ist über Exchange ActiveSync möglich. Neben Windows-Mobile-Geräten unterstützen diesen Standard mittlerweile auch die meisten Geräte von Nokia, ferner Apples iPhones und das iPad. Aktuelle BlackBerry-Geräte können sich mit ActiveSync ebenfalls synchronisieren.

Wenn Sie Exchange Online verwenden und mobile Geräte einsetzen, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass diese Exchange ActiveSync beherrschen. Bei dieser Technik empfangen mobile Anwender die E-Mails nahezu gleichzeitig mit dem Posteingang auf dem Server per Push und können auf das Adressbuch besser zugreifen. Anwender, die mit Outlook Anywhere über das Internet an Exchange angebunden sind, bemerken keinen Geschwindigkeitsnachteil, da die Daten lokal in einer OST-Datei zwischengespeichert sind. Aus diesem Grund ist auch Offline-Betrieb möglich.

MIT EXCHANGE ONLINE ARBEITEN Die Arbeit und der Umgang mit Outlook unterscheiden sich nicht von einer lokalen Anbindung an einen Exchange-Server und funktioniern per MAPI-Protokoll. Die Technik entspricht der Anbindung von Outlook über das Internet an firmeneigene Exchange-Server, zusätzliche Software ist dazu nicht notwendig.

Die maximale Postfachgröße für Exchange-Online-Postfächer ist 25 GByte. Diese Größe lässt sich aber beliebig erweitern, natürlich kostenpflichtig. Microsoft stellt über Exchange Online auch Tools zur Verfügung, mit denen Sie bestehende Daten aus einem Active Directory oder einer bestehenden Exchange-Infrastruktur mit Exchange Online synchronisieren können. Auf diese Weise lassen sich auch lokale Server parallel mit Postfächern in Exchange Online betreiben.

Microsoft scannt die Postfächer in Exchange Online automatisch nach Spam und Viren. Das kann gegenüber einer eigenen Infrastruktur Kosten sparen, da ja ansonsten selbst für Viren- und Spamschutz gesorgt werden muss.

Unabhängig von Outlook können sich die Anwender an einem zentralen Webportal anmelden, das die Authentifizierung an alle gebuchten Dienste weitergibt. Damit ist nur eine einzelne Anmeldung mit der E-Mail-Adresse erforderlich (Single-Sign-On). Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie neben Exchange Online noch einen der anderen Dienste, wie zum Beispiel SharePoint, buchen.

Die Anwender können natürlich auch von überall weltweit über Outlook Web Access auf ihr Postfach zugreifen. Alle wichtigen URLs für den Zugriff auf Microsoft-Online-Portale finden Sie hier. Über diese Seite finden auch Anwender schnell die richtige Seite für die entsprechende Anwendung.

Mit Exchange Online ist zudem ein Mischbetrieb mit lokalen Servern und Online-Zugängen möglich. Daten lassen sich austauschen und synchronisieren. Der Preis beträgt pro Postfach etwa fünf Euro, wobei Sie mindestens fünf Lizenzen buchen müssen. Das heißt: Für Freiberufler, die ein einzelnes Postfach benötigen, ist die Lösung weniger geeignet. Vor allem kleine Unternehmen profitieren von der Lösung, da der komplexe Verwaltungsaufwand für Exchange entfällt, ohne auf den Nutzen von Exchange verzichten zu müssen.

Reicht der bereits vorhandene Speicherplatz (25 GByte für Exchange und 5 GByte für SharePoint) nicht aus, können Sie beliebig weiteren Speicherplatz hinzubuchen. Dazu können Administratoren die Webverwaltungsoberfläche nutzen. Im Bereich SharePoint setzt die Online-Umgebung noch auf die alte Version 3 der SharePoint Services, aktuell ist SharePoint Foundation 2010. Für die Anwender spielt das aber keine Rolle, da die Funktionen durchaus ausreichen.

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